Les organisations d’aujourd’hui font face à des défis énormes de tous côtés en matière de gestion des données. Gérer les données d’entreprise en toute sécurité et efficacité est primordial pour le succès organisationnel, y compris en matière de conformité. Cependant, la quantité de données que les organisations doivent gérer augmente de façon exponentielle, bien au-delà de l’augmentation du nombre de ressources humaines disponibles pour les gérer. Notre avenir est marqué par une direction claire : une poussée vers la numérisation des données et le renforcement de la sécurité ; cependant, de nombreuses stratégies employées pour la gestion des données sont figées dans le passé.
Traditionnellement, les départements informatiques ont été exclusivement chargés de la gestion des données au sein de l’entreprise. Cependant, le paysage de la gestion des données et de la gouvernance de l’information évolue pour suivre les initiatives de modernisation actuelles guidées par les législations/réglementations gouvernementales locales, étatiques, nationales et internationales. Le résultat est que les CxO et les conseils d’administration confient aux équipes juridiques le rôle central de créer et d’appliquer les politiques de confidentialité à mesure que ces lois sur la confidentialité des données se multiplient. Impliquer votre équipe juridique est essentiel pour protéger vos actifs informatiques organisationnels, mais ce n’était pas traditionnellement un rôle pour les services juridiques, jusqu’à maintenant. Ce qui est également essentiel pour assurer le succès (ou la conformité) est de s’assurer que vos équipes juridiques ne soient pas isolées dans ce travail afin que tout le monde soit à jour et au courant des lois/normes et des conséquences en cas de non-conformité. Dans les cas les plus extrêmes, des emplois seront perdus, des carrières ruinées et des entreprises fermées.
Cela signifie que le côté IT Ops des grandes organisations n’est plus le seul à devoir posséder une expertise en gestion des données. Par exemple, les départements marketing détiennent désormais la part du lion dans la collecte et l’analyse des données des consommateurs dans de nombreuses organisations, mais selon notre expérience, il est rare que ces personnes aient la même formation en sécurité de l’information que les équipes informatiques.
Cette communication inter-silo est particulièrement importante lorsque l’on considère la quantité considérable de nouvelles législations sur la confidentialité des données auxquelles les entreprises sont confrontées aujourd’hui. Bien que votre équipe informatique puisse comprendre les meilleures pratiques, les complexités des nouvelles lois peuvent être un territoire inconnu même pour les professionnels les plus chevronnés. Par exemple, votre équipe juridique connaît probablement les cinq lois sur la confidentialité (CPRA, VCDPA, CPA, CDTPA et UCPA) qui sont entrées en vigueur en 2023 et les conséquences de la non-conformité, mais dans quelle mesure cela a-t-il été communiqué aux équipes informatiques et marketing ? Ce sont les plus grands consommateurs de données dans une grande entreprise. Votre équipe juridique joue désormais un rôle essentiel en aidant à partager la responsabilité d’interpréter et de se conformer à la nouvelle législation concernant vos données qui se profile à l’horizon.
Alors, la question à poser est : par où commencer ? Il est impératif que la socialisation des lois sur la sécurité des données et la gestion des données d’entreprise commence dès l’intégration. Cela signifie que vous devez impliquer vos équipes RH, qui sont le premier contact pour les nouvelles recrues dans votre organisation. Vous aurez besoin que les RH, les services juridiques et les opérations informatiques soient tous sur la même longueur d’onde avec les mêmes initiatives pour éduquer et ensuite gérer par le biais de la formation continue tous les nouveaux mandats légaux concernant les données personnelles des citoyens. L’initiative doit considérer à la fois la sécurité des données/la conformité ET la création et l’application des politiques de confidentialité.
En tant qu’organisation internationale, Infotel comprend bien cela, et nos dernières solutions, Arcsys™ et deepeo™, sont destinées aux organisations soumises à un grand nombre de réglementations, pour faciliter la communication inter-silo nécessaire à la conformité.
Arcsys est un outil robuste, méticuleusement conçu pour relever les défis complexes associés à la préservation des données tout en respectant les normes et réglementations internationales. Arcsys couvre plus de 500 normes et réglementations mondiales, y compris l’ISO 14721 – OAIS et la NF Z 42-013, ce qui en fait une ressource inestimable pour les organisations naviguant dans ce terrain complexe. Il est également capable d’ingérer des milliards de dossiers à archiver avec un impact minimal sur l’utilisation de vos ressources.
L’outil de nettoyage des données d’Infotel, deepeo, est un autre outil conçu pour les gestionnaires de l’information sur les documents et aide toute organisation à rester en conformité avec le RGPD. Compatible avec la plupart des technologies de bases de données, deepeo aide les équipes informatiques à effectuer des tâches de nettoyage automatisées sur des centaines de bases de données pour gérer la suppression des données conformément à la politique de rétention des données de chaque entreprise.
En matière de préservation et de gouvernance des données, Arcsys et deepeo sont conçus pour aider les archivistes et les délégués à la protection des données (DPO) à naviguer dans les réglementations mentionnées ci-dessus car ils ont été développés en tenant compte du RGPD.
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Pour les organisations cherchant à combler le fossé entre les ressources juridiques et la préservation des données en conformité, la présence d’Infotel à des événements comme l’ARMA InfoCon 2024 à Houston, Texas, offre une excellente opportunité d’explorer et d’adopter des solutions innovantes. Ne manquez pas l’occasion de rester à la pointe du paysage en constante évolution de la gestion des données et de la conformité.
Pour ceux qui assisteront à l’ARMA InfoCon 2024, n’oubliez pas de visiter le stand d’Infotel pour en savoir plus sur Arcsys et le package de produits de gouvernance des données d’Infotel.
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